036 - Secrétaire Médicale Pôle G48 rue de Berne (temps partiel 75%) H/F

L’Etablissement Public de Santé Alsace Nord, issu de la fusion des deux Centres Hospitaliers de Brumath et Hoerdt le 1er janvier 1999, est un acteur important de l’offre de soins en Alsace. Cet établissement a été certifié par la Haute Autorité de Santé en novembre 2017. Pour la prise en charge psychiatrique, il dessert une population de 718 000 adultes et de 104 710 enfants. A cet effet, il emploie plus de 1500 personnes, dont une centaine de médecins, et disposait d’un budget consolidé de fonctionnement de plus de 96 Md’€ en 2018, qui le classait en 4ème position par ordre d’importance, au sein des Centres Hospitaliers d’Alsace. La construction de l’hôpital EPSAN Strasbourg en 2019, second site d’hospitalisation complète en psychiatrie, répond à un double objectif : · Améliorer la qualité des soins aux patients, au plus proche de leurs besoins, dans des bâtiments totalement adaptés aux pratiques actuelles · Améliorer l’accueil des patients notamment dans des locaux conformes aux normes d’accessibilité aux personnes à mobilité réduite. Ouvert 24h/24, ce nouvel hôpital accueille des patients adultes domiciliés des quartiers centre et nord de Strasbourg, des communes du nord et de l’ouest de l'Eurométropole de Strasbourg et de la Vallée de la Bruche, correspondant à 4 secteurs de psychiatrie dépendant de l’EPSAN Strasbourg (67G04, 67G06, 67G07, 67G08).

Situé dans le Bas-Rhin, à proximité de Strasbourg, capitale européenne, capitale de Noël, la région offre différentes possibilités de cadre de vie que ce soit dans les hauteurs, les plaines ou près des villes.

L’Etablissement Public de Santé Alsace Nord est le plus important hôpital psychiatrique d’Alsace couvrant 404 communes sur les 522 du département, soit 68% de la population adulte du Bas-Rhin (718 000 habitants), avec 8 secteurs de psychiatrie générale, 2 secteurs de psychiatrie infanto-juvénile et un secteur de psychiatrie en milieu pénitentiaire. Depuis le 1er juillet 2022, l’EPSAN est en direction commune avec l’hôpital La Grafenbourg, qui intervient dans le champ des personnes âgées.

L’établissement dispose de deux sites d’hospitalisation à temps complet (354 lits répartis à Brumath et Strasbourg) ainsi que 330 places réparties sur plus de 30 structures extrahospitalières, mais aussi de deux structures médico-sociales (FAM et MAS 64 lits), d’une USLD de 72 lits et d’un IFSI/IFAS.

L’EPSAN c’est 1.600 agents répartis sur le territoire au service de la santé mentale.

Missions générales

• Tenue / gestion du dossier médical du patient : création, mise à jour classement, archivage.
• Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient et de l’environnement hospitalier
• Gestion et suivi des certificats ou documents concernant les patients admis en soins sans consentement.
• Accueil / orientation téléphonique et physique des patients, usagers et de leur famille.
• Gestion des agendas et planification / coordination des rendez-vous des personnels du pôle (médecins, psychologues assistantes sociales)
• Gestion du courrier.
• Contrôle de la confidentialité et de la sécurité des informations.
• Contrôle de la cohérence des données / informations spécifiques au domaine d'activité
• Respect de la confidentialité, de la sécurité des informations, du secret professionnel
• Gestion et traitement des dossiers médicaux (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)
• Planification des activités / interventions internes et externes des médecins
• Saisie / enregistrement des données et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux

Caractéristiques du poste

• Missions de secrétariat en binôme.
• Poste situé à Strasbourg 16, rue de Berne à Strasbourg.
• Remplacements ponctuels au sein du pôle en cas d’absence.
• Pivot de la relation entre le médecin, le patient et l'équipe pluridisciplinaire
• Avoir le sens du contact et de la relation, de l'organisation et de la coordination.
• Développement des technologies de l'information et de la communication (dossier patient informatisé, messagerie vocale, internet, intranet, agenda électronique, téléphonie, réseaux)
• Accepter des remplacements au sein du pôle en cas d'absence.
• Congés acceptés après concertation avec les autres secrétaires du pôle.

Liens
Responsable hiérarchique:

• Chef de pôle

Responsables fonctionnels: 

• Praticiens Hospitaliers du pôle
• Cadres de santé du pôle
• Secrétariat du pôle

Diplômes : Diplôme de secrétariat médical ou médico-social

 

Compétences attendues 

• Accueillir et orienter les usagers, personnes, des groupes, des publics
• Organiser et classer des données des informations, des documents de diverses natures
• Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle
• Maîtrise de la rédaction, de la communication, de l'outil informatique et bureautique et du vocabulaire médical.
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
• Définir-adapter et utiliser le plan de classement et d'archivage.
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites.
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
• Connaissance de la bureautique WORD – EXCEL – Cariatides – DMP
• Connaissance de l'environnement médical

Qualités professionnelles

• Empathie, disponibilité, conscience professionnelle.
• Rigueur. Assiduité.
• Discrétion (soumis au secret professionnel)
• Sens de l’accueil du public, capacité d’écoute.
• Qualités relationnelles, savoir s’adapter aux différents types d’interlocuteurs.
• Sens du travail en équipe.
• Capacité à prendre des initiatives.
• Sens des priorités.
• Autonomie dans le travail.