VAKOM recherche pour son client un(e) Assistant(e) Administrative Technique en maitrise d’œuvre et maitrise d'ouvrage H/F sur Bordeaux pour accompagner le développement dans leurs activités d’assistance à maîtrise d’ouvrage et de bureau d’étude.

Le groupe compte une cinquantaine de collaborateurs et est composé d’une société holding avec 4 filiales gérées chacune par un directeur ou une directrice. Les services supports sont regroupés dans la société holding comme les services généraux, le secrétariat général, la comptabilité, les ressources humaines, la communication et la qualité.

Les différents métiers des filiales sont :

o   -        L’assistance à maîtrise d’ouvrage, de la conception jusqu’à la livraison,

o   -        La maîtrise d’œuvre d’exécution,

o   -        Le bureau d’étude technique fluide, thermique, acoustique et environnemental

o   -        L’architecture des bâtiments

Leur activité s’étend de l’immobilier hôtelier, tertiaire, résidences gérées, EHPAD, aux logements sociaux, logements libres, aménagement et lotissement. Avec rigueur et professionnalisme, ils assurent le management des projets des clients et peuvent intervenir de la programmation jusqu’à la livraison et la gestion du SAV.

o   Missions Administratives pour une des filiales du groupe :

Envoi/réception de courrier

Rédaction de courrier opérationnels

Relecture de documents

Classement et archivage

Suivi des agréments

Enregistrement des contrats clients

Suivi des situations entreprises

Rédaction offres de prix / contrats / avenants / OS /…

Suivi et enregistrement des contrats clients 

o   ACCUEIL & ADMINISTRATIF

Accueil physique

Standard Bordeaux

Gestion du courrier, si besoin dépôt/retrait à la Poste

Classement papier & serveur

Gestion des NDF du PDG sur Eurecia

Assistanat sur besoins ponctuels de la direction

Vous aurez aussi en charge la partie administrative des Services Généraux de l'entreprise :

Compilation des besoins du groupe

Mise à jour et suivi de la base de données des prestataires ;

Gestion des contrats : consultations, abonnements et résiliations par entité

Élaboration et mise à jour des différents tableaux de bord

Flotte véhicules et trottinettes, dont assurance

Parc téléphonie et informatique

Flotte copieurs

Contrats relatifs aux locaux : entretien, gaz, electricité, sécurité incendie, obsolescence matériel (extincteurs,) …

EPI (casques, chaussures chantier, parka,…)

Fournitures et mobilier

Gestion des protocoles sanitaires

  Gestion des contraventions

Commandes de fournitures de bureau et entretien de matériel (informatique, Tel,

Mise en place des bureaux et matériel des nouveaux collaborateurs

Veille au maintien du bon entretien du site par les utilisateurs 

Diplômé d’un BAC +2 de type BTS Assistant de Manager ou Assistant de Direction, ou en gestion d'entreprise

Vous avez un minimum de 3 ans d’expérience avec une expérience obligatoire dans une entreprise de BTP ou une petite entreprise d’architectes et /ou Maîtrise d’œuvre

Savoir -faire et savoir être recherché :

·      Maîtriser la bureautique, les outils informatiques

·      Savoir lire un contrat et gérer les délais (lanceur d’alerte)

·      Suivre des process

·      Méthodique, ponctuel

  ·      Calme et posé

·      Gestion des tensions

·      Facilitateur

·      Rigueur

o   Les avantages de ce poste :

o   Esprit startup

o   Locaux dans un hôtel particulier en plein cœur de Bordeaux avec jardin

o   Mutuelle d’entreprise prise en charge à 100% par employeur

o   Remboursement des titres de transport à 100%

o   Titres restaurant

o   Possibilité de télétravail (1 jour par semaine après la période d’essai)

o   Salaire : 40K à 45K brut annuel selon profil

o   Poste à pourvoir ASAP