Gestionnaire de scolarité H/Funiversite_de_reims_champagne_ardenne

5ème employeur du territoire champardennais, l’Université de Reims Champagne-Ardenne emploie environ 2500 agents permanents localisés sur 6 sites.

Choisir l’Université de Reims Champagne Ardenne, c’est intégrer une université dynamique, ambitieuse, innovante, ancrée sur son territoire et ouverte à l’international. C’est aussi contribuer à la qualité de vie et à la réussite de nos étudiants et favoriser le développement des projets de recherche.

L'université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e gestionnaire de scolarité au sein de l'UFR Pharmacie.

En lien avec les responsables pédagogiques, le/la gestionnaire a pour mission d'assurer les actes de gestion administrative depuis l'arrivée à l’université des étudiants du DFASP2, M2 SDM, à son départ.

Les missions sont les suivantes :

1. Gestion des inscriptions et de la scolarité administrative

• Mettre en œuvre le processus d’inscription :

  • Organisation et gestion des campagnes de préinscription et d’inscription

  • Gestion des dossiers de candidature

  • Édition et diffusion des cartes d’étudiant

  • Réponses aux sollicitations et collaborer avec les partenaires publics ou privés

• Délivrer les diplômes

2.Préparation et organisation de la rentrée universitaire

• Organisation des emplois du temps avec le responsable du diplôme

• Vérification de la concordance avec la maquette du diplôme

• Transmission des plannings au service de gestion des salles

• Gestion des annulations et reports de cours

• Répartition des étudiants dans les groupes

• Participation à la réunion d’information de rentrée

3. Information, accueil et accompagnement des étudiants

• Accueil, renseignement et conseil des étudiants

• Interface entre les étudiants et les enseignants

• Réception des travaux et transmission aux enseignants

4. Suivi pédagogique et administratif des étudiants

• Suivi des présences

• Gestion des stages et rédaction des conventions

• Gestion des anomalies dans OMEGA

5. Organisation des examens et des jurys

Examens

• Élaboration du calendrier des épreuves

• Réservation des salles

• Recherche et convocation des surveillants

• Demande et réception des sujets d’examen

• Pointage des étudiants lors des examens

• Gestion des aménagements d’examens

Jurys

• Collecte des copies corrigées

• Saisie des notes et résultats

• Édition des relevés de notes et procès-verbaux

• Convocation des membres du jury

• Diffusion des relevés de notes, attestations de réussite et résultats d’admission

6. Gestion des outils et systèmes d’information

• Alimentation des bases de données

• Modalités de contrôle dans APOGEE

• Mise à jour du site internet

7. Gestion administrative courante

• Gestion de la messagerie et des courriers

• Saisie et mise en forme de documents

• Classement et archivage

• Aide ponctuelle aux autres gestionnaires en période de pics d’activités

Savoir-faire et savoir être :

- Notions de base des études de pharmacie

- Connaissance du système universitaire

- Rapidité d’exécution, réactivité

- Rigueur indispensable dans l’application des textes officiels régissant le déroulement des études médicales

- Autonomie dans l’organisation du travail (savoir hiérarchiser les priorités)

- Organisation et fiabilité

- Grande disponibilité, bon relationnel, esprit d’équipe

- Discrétion et confidentialité

- Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphone, ..)

- Utiliser les outils bureautiques (Maîtrise du pack Office, APOGEE, CELCAT, OMEGA)

- Trier, hiérarchiser et classer les informations

- Travailler en équipe et en relation partenariale

Type de recrutement

Poste de catégorie B ouvert aux titulaires et contractuels de la fonction publique

CDD à pourvoir dès que possible, jusqu'au 31/08/2026

Conditions salariales

• Rémunération selon expérience

• Participation à la protection sociale complémentaire

Avantages 

• Accès aux services de l’Université : sports, culture et évènementiel, apprentissage des langues

• Comité d’action sociale, prestations sociales de l’établissement et interministérielles

Date limite de réception des candidatures : 12 février 2026