Stage - Assistant.e de projet évènements institutionnels

Association

Créé en 1945, le Secours populaire soutient les personnes victimes de l’injustice sociale, des calamités naturelles, de la misère, de la faim, du sous-développement, des conflits armés. Reconnue d’utilité publique, l’association rassemble en son sein 80 000 bénévoles de toutes conditions, quelles que soient leurs opinions politiques ou religieuses, en veillant à développer avec eux la solidarité. En France, le Secours populaire aide chaque année plus de 2.5 millions de personnes confrontées à des problèmes d’exclusion, de pauvreté et de précarité. Dans le monde, le Secours populaire mène 150 actions d’urgence et programmes de développement dans une cinquantaine de pays en faveur de plus de 500 000 personnes. Il travaille avec des partenaires locaux, qui sont les mieux placés pour connaître les besoins des populations sur place.

Raison d’être et dimension du poste Sous l’autorité de la cheffe de projet évènements institutionnels et dans le cadre des orientations décidées par les instances, le/la stagiaire viendra en appui principalement sur l’organisation du Congrès national 2025 mais aussi à la préparation des évènements 2026 et 2027.

Poste
Missions et activités

L’assistant(e) chef de projet seconde sa responsable dans les domaines suivants :

Pilotage des évènements institutionnels du Spf dans leur dimension de mise en mouvement et de développement du mouvement.
Gestion de la conception, la mise en œuvre et la mesure des évènements institutionnels du Spf mais aussi l’ensemble des moyens et des actions permettant leur réussite.

Mission 1 : Assurer l’organisation logistique et coordonner les différents prestataires externes.

• Coordonner le lien prestataire des grands pôles : hébergement, transport, restauration
• Gestion et suivi des inscriptions (en lien avec la bénévole en charge de la saisie et en lien avec les fédérations mais aussi les services France, Europe et monde)
• Participer à la mise en place opérationnelle des évènements en lien avec les instances (COPIL)
• Travailler sur des recherches de soutien et/ou gratuité en fonction des besoins matériels identifiés
• Participer à la gestion et au suivi budgétaire des projets
• Accompagner la mise en mouvement des bénévoles et leurs missions avant et pendant l’évènement
• Contribue à la réalisation de supports de communication
• Contribue à  la réalisation des bilans nécessaires (Bilan opérationnel, bilan dans le cadre de demandes de subventions).

Compétences et savoirs faire opérationnels
 

• Maîtrise de la gestion de projet
• Capacité d’organisation, d’adaptabilité et de gestion des priorités
• Capacité d’analyse, de synthèse facilitant l’aide à la décision
• Savoir convaincre et rechercher l’adhésion
• Capacité rédactionnelle
• Maîtrise d’outils PAO (y compris gratuit type Canva)
• Capacité à travailler en équipe
• Sens de l’écoute, diplomatie et forte adaptabilité à des interlocuteurs différents
• Polyvalence
• Bonne maîtrise dans l’utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda) et nouvelles technologies numériques
• Capacité à rendre compte régulièrement de ses actions et de son travail

Connaissances
 

• Connaissance de l’environnement associatif et de ses caractéristiques
• La connaissance du Secours populaire français est un plus