Assistant de direction H/F

Située en région Pays de la Loire à moins d’une centaine de kilomètres de la baie du Mont-Saint-Michel, Mayenne Communauté est au carrefour des routes reliant Paris à la Bretagne et Caen à Angers ou Nantes, 1h de Rennes et 1h30 d’Angers. Issue de la fusion des Communautés de communes du Pays de Mayenne et du Horps-Lassay en 2016, Mayenne Communauté regroupe 33 communes et compte 39000 habitants. Mayenne Communauté assure des compétences variées: tourisme, environnement, mobilités culture, jeunesse, économie, mobilité et offre à ses habitants une belle qualité de vie (Le territoire compte aussi un hôpital et une maternité…). Collectivité à taille humaine, les services de la Ville de Mayenne et Mayenne Communauté sont mutualisés permettant ainsi le développement d’équipements structurants remarquables (centre aquatique, pôle santé, pôle culturel, … ) et une excellence des services publics. Labellisé Pays d’art et d’histoire, le territoire est proche des grandes antennes d’études supérieures et des écoles d’ingénieurs de Laval, de Rennes et d’Angers.

Cadre d’emplois : Adjoints administratifs ; Rédacteurs
Type d’emploi : Statutaire ou contractuel
Poste à pourvoir le : Dès que possible
Temps de travail : Temps complet
Date limite de candidature : 24 août 2025
 

                                          Date d’entretien (un test en bureautique sera demandé) :

                                     Test bureautique : mercredi 3 septembre 2025 (après-midi - ≃1h)

                                           Entretien : lundi 8 septembre 2025 (après-midi)

Vous aimez organiser, planifier, coordonner et contribuer au bon fonctionnement d’une direction stratégique ? Devenez le bras droit de la Directrice Ressources et Mutualisation, et jouez un rôle clé au service de la collectivité !

Vos missions :

Sous l’autorité de la Directrice Ressources et de la Mutualisation, vous assurez un appui administratif, organisationnel et logistique transversal. À ce titre, vos missions sont les suivantes :

🔹 Assistance directe à la direction :

• Gestion de l’agenda de la Directrice : prise de rendez-vous, priorisation, coordination des plannings.
• Organisation des déplacements professionnels (réservations, logistique).
• Accueil physique et téléphonique (agents, partenaires institutionnels, élus) ; transmission des messages et information fluide entre les interlocuteurs internes et externes.

🔹 Organisation et suivi des réunions :

• Planification des réunions internes et partenariales (commissions finances, réunions des élus, adjoints, Vice-Présidents...).
• Préparation des ordres du jour, rédaction des comptes rendus, mise en forme des supports (diaporamas, projets de délibération…).
• Coordination des réunions du réseau des secrétaires de mairie : gestion de l’ordre du jour, convocations, suivi des comptes rendus.

🔹 Appui au suivi des dossiers et des projets :

• Suivi administratif des projets de la direction (tableaux de bord, rétroplannings, reporting).
• Constitution de dossiers en lien avec les services (recherches, veille, compilation documentaire).
• Soutien logistique à l’organisation d’événements internes ou institutionnels.

🔹 Gestion documentaire et outils de communication interne :

• Traitement du courrier : réception, enregistrement, classement, diffusion.
• Suivi des conventions et abonnements (Ville et Communauté de Communes).
• Contribution à l’organisation de l’arborescence numérique de la direction et à l’archivage partagé.

🔹 Harmonisation des pratiques :

• Participation à la réflexion sur l’organisation et la simplification des méthodes de travail entre les assistantes.
• Proposition d’améliorations sur les outils, les processus et le fonctionnement général de la direction.

Votre profil :

Formation et expérience :
 

• Formation Bac +2 minimum (type BTS, DUT ou équivalent) dans le domaine administratif.
• Expérience souhaitée dans un poste similaire, idéalement en collectivité.

Compétences attendues :
 

• Maîtrise des techniques de secrétariat, des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des outils collaboratifs.
• Connaissance de l’environnement institutionnel et des procédures administratives.
• Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles.
• Sens de l’organisation, de la confidentialité et capacité à gérer les priorités.

Avantages :

• Rémunération statutaire ;
• Régime indemnitaire ;
• CNAS ;
• Participation au maintien de salaire (15€ ; 20€ ou 25€ selon votre indice majoré) ;
• Chèques déjeuner (5€ par jour travaillé : 2€ de cotisation agent et 3€ de la collectivité) ;
• RTT selon temps de travail.