Assistant Chef de projet événementiel – Référent programme volontaires

EVENT ETCETERA – Organisation des événements Vélotour & Pop In The City

EVENT ETCETERA est une agence spécialisée dans l’organisation d’événements grand public. 2 événements sont au cœur de l’agence : Vélotour & Pop In The City.

POP IN THE CITY est le 1er raid urbain féminin en Europe pour découvrir une ville autrement et pousser à l’échange culturel entre les Européens.

VÉLOTOUR est l’événement vélo – loisir n°1 en France où le temps d’une balade à vélo insolite, conviviale et festive, les participants découvrent leur ville comme ils ne l’ont jamais vue en entrant dans des lieux historiques, inconnus et insolites habituellement fermés aux vélos (ex = Roland Garros – Opéra de Marseille – Orange Vélodrome - Zénith de Dijon etc …). Vélotour se déroule dans une dizaine de villes en France.

MISSIONS

En lien direct avec les chefs de projet, tu contribueras à l’organisation des événements Vélotour et Pop In The City, avec un focus particulier sur la gestion des volontaires.

Ta mission principale : être le/la référent(e) du programme volontaires, un pilier essentiel au bon déroulement de nos événements.

Recrutement & gestion des volontaires :

• Identification et sourcing des volontaires (associations, bénévoles individuels…)

• Référencement, phoning, envois de mails, relances

Coordination & relationnel

• Interlocuteur(rice) principal(e) des volontaires et associations partenaires

• Attribution des missions selon les besoins de l’événement et les profils

• Encadrement et coordination des volontaires le jour J

• Binôme avec un(e) stagiaire

Outils & organisation

• Suivi administratif des missions (conventions, attestations, repas, dotations…)

• Mise en place et optimisation des process sur Recrewteer (plateforme de gestion des volontaires)

• Amélioration continue de l’expérience volontaire et des outils de pilotage

Contribution à la vie d’équipe

• Participation active aux réunions volontaires

• Aide sur d’autres aspects logistiques ou de terrain selon les besoins
  

PROFIL RECHERCHÉ

Tu es proactif, autonome et dynamique ? Tant mieux, on a besoin de quelqu’un qui sait s’intégrer à un projet avec des objectifs clairs, des deadlines (parfois serrées) et beaucoup de bonne humeur.

Tu veux évoluer dans le secteur de l’événementiel, dans un esprit « start-up » où les missions sont concrètes, stratégiques, et où tes idées peuvent réellement faire la différence ? Tu es peut-être la bonne personne.

Ce qu’on attend de toi :

• Une expression écrite et orale irréprochable : tu enverras beaucoup de mails et passeras de nombreux appels, donc autant que ce soit clair, fluide et sympa à lire (et entendre).

• Une maîtrise des outils bureautiques (Excel, PowerPoint, Word) : ça reste la base pour bien suivre tes missions et remplir les suivis.

• De la rigueur et de l’autonomie, oui. Mais toujours avec le sourire et un bon esprit d’équipe, même quand il faut finir de monter le village sous la pluie.

• Une vision stratégique et un goût pour l’action : être capable de briefer 100 volontaires le matin… puis de porter des barrières et monter une zone de ravitaillement l’après-midi, le tout avec le sourire.

• Une première expérience dans l’événementiel est un vrai plus (stage, bénévolat, job étudiant… tout compte !).

• Un esprit collectif : pendant les événements, on vit tous ensemble sous le même toit. La vie en communauté, tu connais (ou tu es prêt à découvrir), et tu n’oublies pas que vider un lave-vaisselle fait aussi partie de l’aventure.

• Permis B fortement recommandé : tu pourrais être amené·e à conduire différents véhicules (voiture, camionnette…).

CONDITIONS PROPOSÉES :

• Alternance de 12 mois

• A partir de début octobre 2025

• Poste basé à Clichy

• Tickets restaurants 

• 50% de remboursement du pass navigo

• Déplacements à prévoir sur les évènements

• Rémunération minimum légal

• Idéalement, nous recherchons un rythme d’alternance de 4 jours en entreprise et 1 jour à l’école, qui correspond mieux au fonctionnement du poste.

QUALIFICATIONS :

• Idéal expérience de fin d’étude 

• Bac + 4 ou Bac +5  Master Management du Sport, École de Commerce, IAE

Adresser CV et un petit mot à : recrutement@velotour.fr

Merci d’indiquer en objet du mail la référence suivante :Candidature alternance - Référent programme volontaires