Secrétaire - 1656

L’IME Jules Verne de Mulhouse, recrute 1 secrétaire à temps partiel.
L’équipe de l’IME accompagne 80 jeunes âgés de 6 à 20 ans, présentant une déficience intellectuelle avec ou sans trouble associé.

Votre quotidien à nos côtés :
Sous la responsabilité du Cadre intermédiaire et/ou du Directeur de l’établissement et au sein d’une équipe pluri-professionnelle, vos missions sont :
1/ Gestion du dossier de la personne accueillie :
- Admission,
- Suivi des notifications MDPH,
- Gestion des données administratives,
- Gestion des présences,
- Interface familles / service,
2/ Coordonner et réaliser les activités de secrétariat :
- Contribuer à l’organisation, la planification et la réalisation des activités du service,
- Rédiger, saisir et mettre en forme des documents,
- Gérer et mettre à jour des dossiers,
- Renseigner les outils de gestion de la Direction Générale, suivi des indicateurs
- Classer et archiver des documents et des dossiers,
- Proposer des axes d’amélioration de la qualité des prestations administratives,
- Suivi des arrêts de travail,
3/ Faciliter la communication interne et externe :
- Veiller au suivi des informations stratégiques,
- Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur,
- Communiquer et rechercher les informations liées à l’activité auprès des services de la Direction Générale,
- Réceptionner et transmettre les informations aux différents interlocuteurs concernés,
- Contribuer à l’organisation des évènements qui marquent la vie du service,
- Assurer le suivi des conventions partenaires + suivi des heures de présence,
- Assurer le traitement du courrier + mails,
4/ Comptabilité :
- Assurer le suivi de l’encaissement des factures repas,
- Assurer la facturation fournisseurs,
- Assurer la facturation des prix de journée,

Qualités attendues :

• Bonnes capacités rédactionnelles
• Bonnes capacités organisationnelles, méthode et rigueur
• Maitrise des logiciels courants y compris Excel
• Connaissance de la gestion comptable (caisse – saisie de factures …)
• Bonne présentation
• Discrétion, respect de la confidentialité
• Autonomie et capacité à travailler en équipe

Les avantages à nous rejoindre :

• 9 ou 18 congés trimestriels supplémentaires par an
• CSE – sorties, réduction, cartes cadeaux/vacances
• Indemnité kilométrique vélo jusqu’à 400€ par an
• Convention 66
• Des perspectives d’évolution et de mobilité interne
• Reprise en totalité de l’ancienneté
• Prime SEGUR (238€ bruts mensuels)
• Diversité de formations proposées

• Mercredi après-midi libre

• Congés fixes sur vacances scolaires

Diplôme(s) attendu(s) : BTS en secrétariat ou équivalent

Expérience souhaitée : expérience de plus de 3 ans
Expérience dans le secteur médico-social sera un plus.